Organisation d'un évènement pour votre entreprise : les étapes clés

Organiser un événement professionnel peut représenter une vraie difficulté pour de nombreux Office managers. Cependant, organiser des rassemblements à caractère d'entreprise peut s'avérer être un excellent moyen pour promouvoir un produit, réunir les clients, motiver ou remercier les salariés. Toutefois, si vous organisez ce type d'événements tous les ans, cela peut devenir rapidement rébarbatif pour vos collaborateurs. Pour vous faciliter la tâche et mettre en place un événement qui corresponde à votre marque, découvrez tous nos conseils pour réussir à organiser un événement digne de ce nom !

Établir des objectifs précis pour votre événement d'entreprise

Afin de réussir l’organisation d'évènements pour votre entreprise, il est important de comprendre le but de celui-ci. Pour ce faire, des réunions devraient être organisées pour identifier clairement le message que l'événement doit transmettre. Les événements d'entreprise sont une excellente façon d'améliorer le comportement et le moral des collaborateurs et des employés au sein de l'organisation, de présenter un nouveau concept ou de partager des informations précieuses. Il est essentiel de définir des objectifs communs pour que l'événement soit un succès :

Améliorer l'image de l'entreprise auprès des clients
Promouvoir la collaboration entre les employés
Stimuler les employés de l'entreprise
Distraire les cadres et les gestionnaires
Augmenter la présence de l'entreprise dans les médias et sur les réseaux sociaux

Communiquer toutes les informations clés au planificateur

En tant que représentant de l’entreprise qui s'occupe de l'organisation de l'événement, votre devoir principal est de fournir au planificateur de l’événement toutes les informations requises. En tant que dirigeant, si vous choisissez un organisateur d’événement professionnel, vous êtes la meilleure source d’informations pour lui. Vous devriez alors communiquer à l’organisateur l’historique de l’événement, ses objectifs et l’atmosphère générale de l’événement.

Déterminer le budget

Quel que soit l'événement que vous souhaitez organiser, le budget est primordial. Que ce soit via des fonds internes ou par le biais de sponsors, vous devrez établir un budget et le respecter.

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Trouver l’espace évènementiel idéal

Le choix du lieu est essentiel pour organiser un événement original. Réservez un loft avec terrasse pour une ambiance décontractée en petit comité, un château pour sortir le grand jeu ou une péniche sur La Seine pour les beaux jours. Vous pouvez aussi envisager une destination lointaine si votre budget le permet. Le lieu est déterminant pour le succès de votre événement. Il est possible de le trouver sur internet ou via des agences spécialisées.

Trouver le traiteur idéal

Il est important de décider du type de restauration que vous souhaitez pour votre événement et que cela corresponde à votre budget. De nombreux traiteurs et offres de restauration originales sont disponibles sur internet, notamment pour votre région. Il est conseillé de choisir des aliments chauds ou de qualité, tels que des petits fours, ou des prestations originales comme des cocktails ou des flambées au chalumeau qui raviront vos invités. Afin d'éviter les retards liés aux livraisons, n'hésitez pas à contacter un traiteur à proximité de votre lieu d'événement. Prévoyez également des options pour les personnes ayant des restrictions alimentaires, afin qu'elles puissent également profiter de votre événement.